Eventos: el arte del protocolo

Poner en marcha un evento, desarrollar un calendario y gestionar todo para celebrar un evento perfecto no es tarea fácil. De hecho, esa es la base del protocolo. Un arte basado en la organización, pero también en la capacidad para adaptarse a los imprevistos.

A grandes rasgos hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Planificación

Lo primero es definir el objetivo del acto. Y con él qué esperamos conseguir, con qué medios contamos y cuál es la audiencia prevista. Además hay que tener en cuenta qué queremos transmitir a los asistentes. En este paso se elabora el calendario, se asignan los recursos, así como todos los detalles que deben estar incluidos.

Producción

Incluye todas las tareas previas al evento. Por lo tanto, se organizan equipos de trabajo y se asignan tareas. También se establecen los protocolos de comunicación interna y externa y se define la imagen al completo del acto.

Explotación

Es el momento de desarrollo del evento. Es donde se materializa toda la preparación ejecutada en la planificación y producción. Por lo tanto es de esperar, que todo se lleve a cabo tal y como se ha planificado. De forma que se siga el calendario, planning y la checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que los actores se familiaricen. También para valorar si el protocolo se ajusta a los objetivos o es mejor realizar algún cambio. El ensayo se ubica entre la fase de producción y la de explotación.

Conclusiones

Concluido el evento es fundamental evaluarlo. Saber si todo se ha desarrollado tal y como se había planeado, si los cambios nos han desviado del objetivo y si estos se han cumplido. La evaluación es un aspecto muy importante ya que es la base de la experiencia y el aprendizaje que nos preparará para nuevos eventos.