Qué es una checklist

Una checklist o lista de comprobación es una herramienta que evita errores. Así recordamos prestamos atención a cada uno de los puntos necesarios para la conclusión de un trabajo en el momento adecuado. Por tanto, asegura que una tarea esté realizada en tiempo y forma.

Esta herramienta se utiliza en muchos campos laborales. Una checklist se emplea en ámbitos tan diversos como la seguridad aérea, la medicina, la industria, la ingeniería o incluso abogacía; y por supuesto, también en la gestión de eventos.
Un ejemplo sencillo de una lista de comprobación sería una lista de tareas pendientes. Un ejemplo más complejo sería una planificación, donde se detallan las tareas que hay que realizar dependiendo del horario, el día, u otros factores.

Una lista checklist suele tener un párrafo de texto para cada tarea, con un cuadrado vacío en la parte izquierda, ya que es más visible.

Aunque hay una serie de elementos que se repiten a la hora de planificar un evento, su magnitud determinará la lista de tareas. Dichas tareas deberán ser planificadas en función del tiempo en el que deben ser realizadas y las acciones que conllevan.

Por ejemplo, si estamos organizando una conferencia y debemos contratar un espacio para su desarrollo, tendremos que realizar varias tareas a lo largo del tiempo. Primero sondearemos la oferta, valoraremos su disponibilidad y ubicación.

Elegiremos y contrataremos el espacio. Una vez contratado analizaremos las necesidades técnicas del mismo y los elementos que debemos incorporar, lo que puede llevar a incluir nuevas tareas o eliminar otras que habíamos previsto. En el momento previo al evento, valoraremos que no haya incidencias. Mientras se celebre el mismo, comprobaremos que todo se desarrolle como estaba previsto. Por último, supervisaremos que todo quede correctamente recogido y valoraremos el servicio.

La checklist se diseña teniendo en cuenta la idea que queremos proyectar, el presupuesto y la oferta del sector. Pongamos por ejemplo, que queremos llevar a cabo una boda temática medieval. La lista de tareas irá en función de lo que pretendamos hacer, lo que nos podamos gastar y lo que el sector nos pueda ofrecer.
Una lista de comprobación no atañe sólo a las tareas que debemos realizar antes de un evento, sino también durante su celebración y con posterioridad al mismo.